En la aplicación de las normas convencionales sobre compensación de gastos de alojamiento y manutención, las empresas suelen establecer pautas o normas internas en las que se regulan aspectos tales como la documentación válida para la justificación del gasto, plazo de que dispone el trabajador para acreditar el gasto incurrido, cumplimiento de un procedimiento específico o formulario de solicitud de reembolso, etc.
Sobre esta cuestión se ha dictado recientemente la sentencia de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo de 15 de septiembre de 2016, que confirma la sentencia dictada por la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional el 9 de abril de 2015, recaída en un conflicto colectivo en el que la empresa aprobó una normativa interna que contenía las exigencias documentales para la justificación de los gastos de comida y cena.
A este respecto, la sentencia destaca los siguientes antecedentes:
- el convenio colectivo de empresa regulaba las compensaciones por gastos derivados de comisiones de servicio o desplazamientos.
La comisión de servicio daba derecho al percibo de una dieta y los gastos de locomoción. Se establecía una cuantía fija para la dieta, nacional e internacional, que se distribuía en los conceptos de alojamiento, comida y cena.
La norma colectiva determinaba que el abono de las dietas se efectuará siempre contra la presentación de la factura correspondiente al alojamiento.
- los criterios sobre comisiones de servicio aprobados por la empresa establecían, entre otras cuestiones, la obligación de los trabajadores de presentar la documentación justificativa de los gastos realizados para su reembolso, tanto referidos a alojamiento como a comida y cena.
De conformidad con los antecedentes expuestos, el Tribunal Supremo concluye que la norma colectiva únicamente exige un control documental para los gastos de alojamiento y no para los de comida y cena (si el convenio colectivo pide expresamente la acreditación documental de solo una de las partes que integran el gasto por dieta es que no lo está haciendo respecto de las otras dos).
Así, considera que la empresa carece de fundamento legal o convencional para exigir justificantes de los gastos de comida y cena a los trabajadores que realizan comisiones de servicio, dado que en la norma colectiva se pactaron importes fijos y la necesidad de justificación únicamente estaba prevista para los gastos de alojamiento.
Pero más allá de la literalidad de lo dispuesto en el convenio colectivo, la sentencia de la Audiencia Nacional de la que traía causa este procedimiento, aporta un criterio más clarificador si cabe:
- si el importe pactado para la dieta es fijo, el trabajador no tiene la obligación de acreditar documentalmente dicho gasto, salvo que expresamente el convenio colectivo disponga lo contrario.
- si los gastos compensables son variables (kilometraje, peajes, aparcamiento, transporte público, etc.), entonces sí será admisible y razonable que la empresa, incluso cuando el convenio no recoja previsión al respecto, pueda exigir la acreditación documental del gasto.
Con esta fórmula, la doctrina judicial determina que cuando el importe de la dieta se fija a tanto alzado se presume la existencia del gasto por el mero hecho del desplazamiento mientras que, cuando el gasto en cuestión es variable, sí es exigible al trabajador la obligación de justificar documentalmente el mismo.
Departamento Laboral de Garrigues
