El 1 de septiembre de 2026 entró en vigor la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, que extiende la obligatoriedad de recibir por medios electrónicos las notificaciones y comunicaciones de la Seguridad Social a quienes solicitan o perciben prestaciones de incapacidad temporal, permanente o por lesiones permanentes no incapacitantes. La medida se enmarca en un proceso más amplio de digitalización de la gestión de las incapacidades que responde, en última instancia, a los problemas estructurales que plantea el absentismo laboral en España.
La Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, suprimió la obligación de que los trabajadores tuvieran que entregar a la empresa la copia en papel de los partes médicos de baja, confirmación y alta. En su lugar, estableció la comunicación telemática directa de estos documentos por la Administración a la empresa. Así, se eliminaban cargas burocráticas que recaían en la persona y que, en ocasiones, dificultaban la gestión de la incapacidad temporal.
La Orden ISM/541/2026 viene ahora a cerrar el otro extremo de esa cadena. Si los partes médicos ya se comparten electrónicamente entre los servicios de salud, la Administración de la Seguridad Social y las empresas, las notificaciones y comunicaciones a la propia persona (resoluciones de alta médica, denegaciones de incapacidad permanente y requerimientos de comparecencia, entre otras) seguían dependiendo en muchos casos del correo postal ordinario. La nueva orden modifica el artículo 4.1.c) de la Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, para incorporar como sujetos obligados a recibir notificaciones electrónicas a través de la sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones (SEDESS) “a las personas físicas […] que sean solicitantes o perceptoras de prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo, riesgo durante la lactancia natural o de incapacidad temporal, así como cuando la notificación o comunicación se refiera a las prestaciones por incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes”.
La justificación de la norma descansa en que las personas en situación de incapacidad temporal, por pertenecer al mundo laboral o profesional, cuentan con acceso y disponibilidad de medios electrónicos. No obstante, esta novedad viene acompañada de determinadas salvaguardas: (i) las personas serán avisadas en el dispositivo electrónico que hubieran facilitado previamente; (ii) se mantiene la posibilidad de obtener en cualquier oficina del INSS, sin cita previa, el certificado digital o la clave permanente; (iii) se prevé la asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS), donde un funcionario podrá realizar válidamente el acceso a la SEDESS en nombre del interesado; y (iv) cuando la entidad gestora no disponga de datos de contacto electrónico, la notificación podrá practicarse por medios no electrónicos.
Ahora bien, más allá del impulso modernizador, la exposición de motivos de la orden en cuestión liga la medida a la celeridad, seguridad jurídica y la reducción de costes. Como la propia norma reconoce, en determinados supuestos, el cobro de la prestación de incapacidad temporal ha de mantenerse hasta la fecha de notificación de la resolución de alta médica o de denegación de la incapacidad permanente. Los retrasos inherentes al correo postal dan lugar, en ocasiones, a la percepción de la prestación durante un período de días en que ya no concurren razones clínicas que lo justifiquen. De esta manera, la notificación electrónica, al poner a disposición de la persona interesada de manera inmediata el contenido de la resolución, puede ayudar a acortar ese desfase.
Este cambio se enmarca en un paquete de medidas más amplio que el Gobierno viene planteando en el marco del diálogo social. Entre ellas, destaca la propuesta de reincorporación progresiva al trabajo, pensada para patologías graves como el cáncer, que permitiría a la persona trabajadora, una vez recibida el alta médica, reintegrarse a su puesto de forma gradual (con jornada reducida o funciones adaptadas) en lugar de hacerlo de manera inmediata a tiempo completo. Esta posibilidad se encuentra en una fase embrionaria para el régimen general de la Seguridad Social, si bien ya se han introducido mecanismos de reincorporación progresiva para algunos colectivos en el ámbito de la administración pública, como hizo el Real Decreto 67/2026, de 4 de febrero, con el personal de la Guardia Civil.
Este tipo de iniciativa debe ponerse en relación con el impacto financiero que tienen los procesos de incapacidad temporal en el sistema de Seguridad Social. Las cifras de gasto público en esta materia reflejan la dimensión del problema. El gasto en subsidios de incapacidad temporal fue de 16.487 millones en 2024 (un incremento del 17 % respecto de 2023) y de 18.413 millones en 2025 (un 11,8 % más respecto de 2024). El primer semestre de 2026 mantiene esa tendencia al alza, con 9.503 millones acumulados a junio, lo que supone un incremento de un 10,3 % respecto del mismo periodo de 2025.
En definitiva, la Orden ISM/541/2026 se inscribe en un movimiento más amplio de modernización de la gestión de la incapacidad temporal, dirigida a la digitalización de los trámites administrativos y, en última instancia, a reducir la duración de los procesos y su coste para el sistema de Seguridad Social. Las empresas deberán estar atentas a estos cambios y a los que puedan venir en la materia, puesto que todos ellos incidirán directamente en la gestión interna de los procesos de incapacidad temporal.
